Mit POSTMAILER effektiv und komfortabel Briefe erstellen

Digital versenden - physisch zustellen

Zeit, Aufwand und Kosten sparen. Die manuelle Erstellung von Briefen ist mit einem hohen Handling-Aufwand verbunden - sowohl bei individuellen Anschreiben als auch bei Serienbriefen. Mit POSTMAILER werden diese Prozesse spürbar optimiert und deutlich verkürzt. In Zusammenarbeit mit mehreren Pilot-Sparkassen wurde diese maßgeschneiderte Systemlösung für den individuellen Druck und Versand Ihrer Korrespondenz entwickelt.

Vorteile

Zeitsparend

Druck, Kuvertierung und Versand mit der Deutschen Post

Einfach

Bearbeitung innerhalb der Layoutvorschau

Kostensparend

Arbeits- und Prozesserleichterung dank zentraler Drucklösung

Sicher

Höchste Standards bei Datenschutz und Compliance

Komfortabel

Integrierte Workflow- und Freigabeprozesse

Passend

Zugriff aus allen brieferzeugenden Anwendungen

Funktionsumfang

Die folgenden Funktionen werden gemäß Ihren Anforderungen bereitgestellt. Selbstverständlich sind auch Kombinationen möglich. Ist Ihre Funktion nicht dabei? Durch das modulare System sind individuelle Erweiterungen und Anpassungen möglich. Sprechen Sie uns an.

Serienbrief mit individuellen Elementen

POSTMAILER bietet ein komfortables Serienbriefmodul. Sie können variable Textbausteine definieren und ein individuelles Beraterbild sowie eine Beraterunterschrift hinzufügen. Dadurch können die Serienbriefe für verschiedene Kundenberater zentral erstellt werden. Eine finale Freigabe durch den jeweiligen Kundenberater ist optional konfigurierbar.

Versand von Beilagen

Sie wählen aus, ob und welche Beilage einer Sendung beigefügt werden soll. Beifügen werblicher Beilagen z.B. durch Festlegung eines PLZ-Bereiches, eine Anlage zu jeder Rechnung oder aber ausschließlich wenn dadurch die Portoklasse nicht überschritten wird - Sie geben die Bedingungen vor, POSTMAILER führt die Anlagensteuerung zuverlässig aus

Vier-Augenprinzip und zweite Unterschrift

Sie legen fest, ob Ihre Sendung durch einen Kollegen freigegeben werden soll. Die Freigabe kann durch einfachen Click oder durch Hinzufügen einer zweiten Unterschrift erfolgen.

Auswahl von Briefbögen

Sollten Sie derzeit noch auf Briefpapier drucken, wird POSTMAILER in Zukunft den korrekten Briefbogen automatisiert auswählen, z.B. auf Basis einer Marke oder eines Versandanlasses.

Übertragung mit Bordmitteln

Die Datenbereitstellung erfolgt via virtuellem Drucker oder Datei-Upload. Alternative Übertragungsmethoden besprechen wir gerne persönlich mit Ihnen.

Einzelverbindungsnachweis

Wer hat welches Dokument wann, wie, wohin versendet? Welche Portoklasse, Produktionsart und Zustellweg hat das Dokument erfahren? Diese Informationen stehen Ihnen nahezu in Echtzeit zur Verfügung.

Rechteverwaltung/Usermanagement

Sie können definieren, welche Mitarbeiter, welche Dokumente sehen, löschen oder freigeben dürfen. Darüber hinaus steuern Sie, welcher Mitarbeiter Anlagen verwalten oder z.B. den Einzelverbindungsnachweis einsehen darf.

Mandantenreine Verarbeitung

Ihr Unternehmen besteht aus mehreren juristischen Personen oder Geschäftsbereichen? POSTMAILER erkennt den Mandanten und wählt auf dieser Basis z.B. den Briefbogen und erstellt für jede Einheit einen separaten Einzelverbindungsnachweis.

Kostenstellenzuordnung

Kostenstellen können vollautomatisiert anhand des Dokumententyps, des Mitarbeiters oder anderer Kriterien zugeordnet werden.

Duplizieren von Dokumenten

Ihre Empfänger erwarten eine bestimmte Anzahl von Duplikaten Ihrer Sendungen? POSTMAILER kann jedes Dokument beliebig oft duplizieren und mit einem Wasserzeichen oder einem Vermerk versehen. Die Reihenfolge im Umschlag bestimmen Sie.

Versand an zentralregulierte Empfänger

Bei Filialstrukturen ist es oftmals notwendig die Rechnung an eine zentrale Abrechnungsstelle zu senden. POSTMAILER erkennt, welche Rechnungen an abweichende Empfänger verschickt werden sollen und erstellt automatisch das Deckblatt mit der korrekten Adresse.

Aussortieren von Dokumenten

POSTMAILER ermöglicht das Aussortieren von Sendungen nach festzulegenden Kriterien. Dies können z.B. Rechnungen mit bestimmten Beträgen (beispielsweise kleiner als 50 EUR) sein oder Sendungen an ausgewählte Personen.

Duplexautomatik

Um Porto- und Druckkosten zu sparen, kann definiert werden, ab welcher Anzahl an Seiten eine Sendung automatisch Duplex gedruckt werden soll. So können beispielsweise bis zu 6 Seiten in einem Standardbrief versendet werden.

Vollautomatisierter Versand

Das Webportal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Korrespondenz jederzeit und von überall zu steuern. Eine Vollautomatisierung Ihrer Versandprozesse kann einfach aktiviert oder deaktiviert werden.

Ansprechpartner

Technik

Technik
postmailer@docuguide.com

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